Tin mới
Thống kê truy cập
  • Đang online: 12
  • Hôm nay: 110
  • Trong tuần: 2 257
  • Tất cả: 125 042
Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ sau khi sắp xếp lại tổ chức bộ máy

Để các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; các Doanh nghiệp nhà nước và UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh triển khai thực hiện tốt việc quản lý tài liệu lưu trữ sau khi sắp xếp lại tổ chức bộ máy theo Quyết định số 999-QĐ/TU ngày 10/4/2018 của Tỉnh ủy Bình Phước về việc ban hành Đề án triển khai thực hiện Nghị quyết số 18/NQ-TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và Nghị quyết số 19/NQ-TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 925/SNV-CCVTLT ngày 31/5/2018 hướng dẫn việc quản lý tài liệu như sau:

I. HƯỚNG DẪN CHUNG    

          1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

          Công văn này hướng dẫn việc quản lý tài liệu trữ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu Doanh nghiệp nhà nước tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

          2. Nguyên tắc chung

- Đảm bảo nguyên tắc không phân tán Phông lưu trữ: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

- Bảo quản nguyên tắc tập trung, thống nhất: tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện thống nhất theo các quy định của pháp luật hiện hành.

- Thuận tiện cho việc bảo quản và nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.

II. QUẢN LÝ TÀI LIỆU

1. Quản lý tài liệu lưu trữ khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức

1.1. Khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới

a) Nếu cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách, sáp nhập thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết do cơ quan mới thành lập được giao nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.

b) Nếu cơ quan, tổ chức trước khi chia, tách, sáp nhập không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan mới thành lập được giao nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.

1.2. Khi chia, tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác

- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong của bộ phận được tách giao lại cho Lưu trữ của cơ quan cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán Phông lưu trữ;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong của bộ phận được tách, chuyển về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp theo quy định hiện hành.

1.3. Khi sáp nhập cơ quan, tổ chức vào một cơ quan, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức để thành cơ quan, tổ chức mới)

a) Nếu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Hồ sơ, tài liệu những việc đã giải quyết xong có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được chuyển về Lưu trữ cơ quan đơn vị mới quản lý, nhưng trên cặp, hộp, bìa hồ sơ phải ghi rõ tên cơ quan, đơn vị cũ để tránh nhầm lẫn lúc giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khi đến hạn nộp lưu;

- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được chuyển về cơ quan mới.

b) Nếu cơ quan, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được chuyển về cơ quan mới.

2. Quản lý tài liệu khi giải thể cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau khi giải thể đã kết thúc hoạt động, vì vậy:

a) Nếu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

b) Nếu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

3. Quản lý tài liệu khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước

a) Trường hợp doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi hình thức sở hữu là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện các công việc sau:

- Tiến hành thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và thống kê thành Mục lục hồ sơ nộp lưu;

- Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới thành lập hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp;

- Tuyệt đối không được hủy tài liệu khi chưa thực hiện đúng các quy trình về xác định giá trị tài liệu.

b) Trường hợp doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi hình thức sở hữu không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:

- Tiến hành thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ nộp lưu, tiếp tục quản lý và bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong: Cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định;

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: Cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ đó tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.

c) Trường hợp doanh nghiệp khi chuyển đổi hình thức sở hữu nhưng chưa bàn giao được hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan quản lý cấp trên do phải phục vụ cho công tác điều tra, quyết toán công trình đang triển khai dở dang để bàn giao cho đơn vị mới tiếp tục thực hiện thì phải có Báo cáo bằng văn bản đến Sở Nội vụ hoặc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp nêu rõ lý do xin hoãn nhưng phải lập, nộp Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản; các phương tiện bảo quản; công cụ tra cứu cho Lưu trữ lịch sử hoặc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp theo dõi đồng thời nộp lưu hồ sơ, tài liệu ngay sau khi công việc kết thúc.

4. Đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành

Đối với những hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước: cơ quan chuyên ngành cấp trên có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể bằng văn bản. Trước khi ban hành văn bản hướng dẫn phải có ý kiến thống nhất của Sở Nội vụ tỉnh.

5. Xác định Phông lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

Đối với các cơ quan, tổ chức có kiện toàn tổ chức bộ máy và doanh nghiệp để chuyển đổi hình thức sở hữu: đơn vị nào trực tiếp quản lý hồ sơ, tài liệu cũ tiến hành lập phương án phân loại, tổ chức sắp xếp, chỉnh lý theo Phông lưu trữ để bảo quản.

a) Phông đóng: là Phông của cơ quan, tổ chức chấm dứt hoạt động, không cập nhật, thu thập bổ sung tài liệu định kỳ.

b) Phông mở: là Phông của cơ quan, tổ chức đang hoạt động, cập nhật, thu thập, bổ sung tài liệu theo định kỳ.

III. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TÀI LIỆU

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; các Doanh nghiệp nhà nước; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã: chỉ đạo triển khai, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh theo nguyên tắc không làm mất mát, hư hỏng, phân tán, lộ bí mật của tài liệu.

2. Giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh qua số ĐT: 0271.3.860352 để phối hợp giải quyết./.

                                                                                          Nội Thị Hiếu - Chi cục VTLT

Website đươc thiết kế bới VNPT Bình Phước
          http://vnptbinhphuoc.vn